Очень часто в кадровом делопроизводстве требуется написать характеристику на сотрудника, но есть более подробный ее вариант - представление на сотрудника.

В нашей статье подробно рассказывается, как правильно оформить представление на работника и какие данные включить в его состав.

Содержание представления на сотрудника

Представление может быть написано непосредственно руководителем сотрудника или начальником кадровой службы.

Основной задачей написания представления является применение к сотруднику определенных мер или совершение конкретных действий.

Представление состоит из нескольких частей. В основном из заголовочной и основной.

В заголовочной части документа обычно прописываются основные реквизиты:

Дата и порядковый номер документа.

Название документа.

Заголовок к основному тексту.

Данные о том, кто составлял документ.

Указание работника, на которого составляется представление.

Основная часть документа состоит из некоторых сведений. В ней должны быть указаны личные данные работника. Состав этой части представления полностью определяет кадровая служба организации для каждого вида представления.

В зависимости от вида представления, необходимо при помощи отдельных блоков указать: описание качеств сотрудника, необходимые меры, которые должны применяться по отношению к нему, основания их применения, заключение подразделений по представлению.

Основные виды представлений на сотрудника

Представления могут быть различны по цели их использования:

На поощрение.

На применение дисциплинарного взыскания.

На увольнение.

На присвоение звания.

Представление к поощрению является самым распространенным из всех остальных видов. В документе должны быть представлены учетные данные.

Если данные должны быть указаны в расширенном виде, составлять их должны непосредственный руководитель сотрудника и кадровые работники, потому что последние могут не иметь доступ к определенной информации о работнике. Форма такого представления должна быть подписана работниками, составившими заявление.

Представление на применение дисциплинарного взыскания применяется к сотрудникам в случае, когда руководство решает привлечь работника к взысканию из-за нарушения дисциплины. Для этого понадобятся специальные документы, которые подтверждали бы факт совершения проступка: акты, докладные записки и протоколы.

В основной части представления на дисциплинарное взыскание должны содержаться сведения:

Подробное описание проступка.

Наличие у сотрудника неснятых дисциплинарных взысканий.

Вид применяемого дисциплинарного взыскания.

В представлении сотрудника на увольнение следует указать необходимую информацию:

Личные данные сотрудника.

Само представление, например « представляется к увольнению на основании…».

Отношение сотрудника к увольнению.

Фото по теме

Шаг - 1
Представления бывают разные: к поощрению, к применению дисциплинарного взыскания, к увольнению, к присвоению специального звания и т.д. Приступая к написанию представления к назначению на должность, сформулируйте для себя главную его цель: выразить инициативу и предложение о переводе работника на новую для него должностную ступень и обосновать это решение. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Условно разбейте документ на две части. Одна будет заголовочной, другая - основной. В первой важны реквизиты: дата (номер не обязателен), вид (представление), его название. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3
Строгого подхода к определению названия представления нет. Возможны, к примеру, такие варианты: «Представление о переводе на должность», «Представление к назначению на должность». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 4
В основную часть представления включите следующие сведения о сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность. Вы можете начать документ строкой - устоявшимся языковым штампом: «Иванов Иван Иванович (данные) представляется к назначению на должность (наименование)». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 5
Далее сделайте ссылку на образование (какое образовательное учреждение закончил, когда, какую профессию и специальность получил). Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 6
Дайте характеристику производственной (трудовой) деятельности работника. Используйте для этого данные трудовой книжки или других документов, которые подтверждают стаж, опыт кандидата на должность. Опишите главные основания для рекомендуемого перемещения по «служебной лестнице» . Если это будет вышестоящая должность, укажите заслуги подчиненного, его достижения, успехи. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 7
Оцените результаты работы сотрудника на предыдущей должности в целом, его роль в реализации значимых проектов организации и выполнении специальных заданий. Укажите отношение работника к делу, проанализируйте качество выполнения должностных обязанностей. Отметьте профессиональное мастерство, индивидуальные способности. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 8
Заключительную часть представления оформите следующими реквизитами: подписью составителя документа, заключением специалистов кадровой службы (при отсутствии - другого структурного подразделения организации), отметкой о согласии работника на перевод на другую должность. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 9
Возьмите на заметку: для любой организации всегда безболезненней кадровые перемены, при которых использование «ресурса внутреннего резерва» носит предсказуемый характер. Вот почему все чаще на предприятиях разрабатываются так называемые программы ротации - спланированные на перспективу должностные перемещения «по горизонтали» и «вертикали» .

Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры
Учтите, что строгих норм и правил составления представлений для разных целей не существует. Выбирайте оптимальный для себя вариант по объему и содержанию, адекватный принятым в организации стандартам документооборота.

Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры
В рамках программ ротации переводы на должности с соответствующими представлениями осуществляются на достаточно формализованной основе, а интересы и мотивация персонала выгодно увязываются с задачами предприятия. Практика перемещения сотрудников при такой кадровой политике оказывается весьма эффективной.

Данное краткое руководство освещает вопросы:

• Бесплатная онлайн консультация по вопросам работы и карьеры

Работники нередко обращаются в отдел кадров за рекомендательными письмами. Они могут понадобиться для суда, для кредиторов, при трудоустройстве на новую должность. В статье мы рассмотрим образец характеристики на сотрудника с места работы и дадим несколько советов, как ее правильно написать.

Положительная характеристика с места работы: обязан ли работодатель ее выдавать

Характеристика — это документ, в котором работодатель дает оценку личностным и профессиональным качествам сотрудника. Некоторые могут посчитать, что такая бумага — пережиток прошлого, но если в отдел кадров или к руководству организации поступил письменный запрос о ее предоставлении, работнику нельзя отказать. С учетом ст. 62 ТК РФ , процесс написания характеристики с места работы не может превышать трех рабочих дней со дня обращения. Эта норма распространяется не только на тех подчиненных, которые числятся в компании в настоящий момент, но и на тех, с кем трудовые отношения уже расторгнуты (см., например, Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750).

• при трудоустройстве на новую должность;
• при оформлении кредита;
• при обращении в органы опеки;
• для предоставления в учебное заведение;
• при награждении премией, государственной наградой;
• для суда.

В зависимости от места, куда адресуется данный документ, выбираются акценты и формулировки качеств работника.

Разновидности характеристик

Характеристики бывают:

• внешние;
• внутренние;
• положительные;
• отрицательные.

Внешние — это те характеристики, которые предоставляются в другие организации или государственные органы. Составляя такой документ, необходимо уточнить у работника цель запроса документа, от этого будет зависеть стиль характеристики и форма изложения.

Внутренние характеристики применяются, например, при переводе сотрудника в другой отдел или в другое подразделение, на повышение в пределах организации, где он трудится. В таком документе обязательно нужно сделать акцент именно на деловых качествах и рабочих навыках сотрудника.

В некоторых случаях кадровый специалист может попросить подготовить документ для сотрудника его непосредственного начальника, предварительно дав ему образец, как написать характеристику на работника. Это допустимо и даже правильно, особенно если в отделе кадров работает новый человек, который мало знаком со всеми работниками, или коллектив настолько большой, что кадровику сложно оценивать качества того или иного человека.

Отметим, что работодатель не обязан согласовывать текст характеристики с работником, которому она нужна. Но если тот не согласен с содержанием, то может оспорить документ в судебном порядке.

Пример характеристики с места работы: общие требования

В действующем российском законодательстве отсутствует какой-либо шаблон для составления такого документа. Тем не менее общие правила все-таки существуют.

Характеристика должна быть выдана на официальном бланке организации. Если такой не утвержден внутренним распорядком предприятия, то в любом случае в бланке указываются полные реквизиты, особенно если характеристика с места работы предоставляется по официальному требованию какого-то учреждения.

Так, в данном документе должны быть указаны:

1. Персональные данные, которые включают в себя Ф.И.О. лица, дату рождения, семейное положение, данные о воинской службе и образовании, а также сведения о наличии различных наград.
2. Сведения о работе. Данный раздел содержит информацию о стаже работы, о времени принятия, о кадровых перемещениях в пределах данной организации, сведения о трудовых достижениях и профессиональных навыках лица. Если работник в процессе работы направлялся на обучение, повышение квалификации и т. д., то об этом также стоит указать в характеристике. Также в данном разделе указываются сведения о наличии у работника различных заслуг (благодарность, поощрение и т. п.) или дисциплинарных взысканий.
3. Личностные характеристики. Данная информация, наверное, является самой важной частью всей характеристики. Она может содержать различные сведения, касающиеся личных качеств лица. Если работник является руководителем подразделения, то стоит отметить его организаторские качества, наличие или отсутствие ответственности за подчиненных, степень готовности к принятию сложных решений, требовательность к себе и подчиненным, другие качества. Если же работник является исполнителем, то можно указать степень его готовности выполнять поручения руководителя, инициативность, стремление к отличным результатам и т. д. Также в данном разделе можно указать на взаимоотношения лица с трудовым коллективом: пользуется ли он авторитетом и уважением или отношения в коллективе не складываются в связи со сложным характером или иными особенностями сотрудника.

Поскольку это официальный документ, необходимо, чтобы он был подписан руководителем организации. Обязательны подпись и печать, если она есть в компании. Важно не забыть поставить дату составления.

Еще один практический совет: характеристику будет легче использовать, если вся информация поместится на одном листе.

Образец характеристики с места работы на рабочего: о чем писать

Главное требование к документу, конечно, — объективность. В итоге общее описание должно создать образ характеризуемого и помочь сформировать правильное мнение.

При этом содержание может меняться в зависимости от того, для кого он готовится. Если работник намерен пойти в органы опеки с целью усыновления, в характеристике нужно особо отметить его личностные качества, например, упомянуть доброжелательность, заботливость, хорошие манеры. Если рабочего планируется продвинуть по карьерной лестнице или ему нужно трудоустроиться на новом месте, тут пригодятся такие эпитеты, как «исполнительный», «инициативный», «ответственный». Для суда нужны подробности о том, насколько человек честный, как относится к своим обязанностям, какие отношения у него сложились с коллегами.

Но есть и другой, приятный повод подготовить характеристику — награждение государственными наградами Российской Федерации. В этом случае кадровым специалистам следует руководствоваться рекомендациями из Письма Администрации Президента РФ от 04.04.2012 № АК-3560 и Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации». В Письме содержатся методические рекомендации относительно оформления документов о награждении. В нем, в частности, сказано, что сведения должны помочь оценить вклад награждаемого, при этом важно упомянуть квалификацию, личные качества, высокие заслуги работника, оценку эффективности его деятельности. Прямо запрещено перечислять трудовые функции, послужной список или описывать жизненный путь специалиста.

Образец такой характеристики можно скачать в приложениях к статье.

Примеры положительной характеристики с места работы

1.

(на бланке организации)

Характеристика

Выдана ______________________________________________

(Фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ начиная с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. Обладает отличными навыками деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

«______» _______________ 20___

Характеристика

Настоящая характеристика выдана Ф.И.О., дата рождения: ___________________________, работающему в ______________________________________________.

(наименование организации и ее реквизиты)

c «______» _______________ 20___ по настоящее время в должности _________________.

Имеет высшее образование по специальности _____________________________________.

Семейное положение: ______________________________________________.

(указать наличие супруг(-а/-и) и детей)

Данный работник является достойным профессионалом. Дисциплинарным взысканиям никогда не подвергался.

С коллегами находится в дружеских отношениях. Доброжелателен и сдержан, в любой ситуации готов к мирному решению конфликта. Вредные привычки отсутствуют. Имеет правильные жизненные приоритеты и ориентиры. С удовольствием участвует в общественной жизни коллектива.

Данная характеристика выдана для предоставления в ___________________.

___________________ ___________________

Должность И.О. Фамилия Подпись

Пример отрицательной характеристики

Рассмотрим, как выглядит отрицательная характеристика с места работы (составление такого отзыва возможно, например, в случае проведения аттестации персонала).

ООО «Весна»

№ 567/13

Характеристика

Петровой Ольги Ивановны, 08.03.1984 года рождения.

Петрова Ольга Ивановна работает в ООО «Весна» с января 2018 года. Занимает должность менеджера по продажам. В обязанности менеджера входит следующее:

• продажа продукции предприятия;
• взаимодействие с клиентами;
• составление маркетингового плана предприятия;
• поиск новых каналов сбыта продукции;
• поддержание контактов с клиентами;
• ведение картотеки учета клиентов.

С первых дней работы в коллективе Петрова О.И. проявила себя как конфликтный человек. Неоднократно высказывала свое негативное мнение о сотрудниках предприятия, о его руководстве. Выражала пренебрежение по отношению к руководству и клиентам.

Профессиональные навыки Петровой О.И. невысоки. Возможности для повышения профессионального потенциала отсутствуют.

В ходе выполнения поставленных задач неоднократно были срывы сроков поставки продукции по вине данной сотрудницы. Систематически не выполняется план по продаже продукции.

Петрова О.И. неоднократно получала дисциплинарные взыскания и выговоры в связи с опозданиями на работу и неоднократными прогулами. Со своими непосредственными обязанностями данный работник не справляется. Поднимался вопрос о несоответствии занимаемой должности.

Начальник отдела продаж

Сумаркин М.В.

22.05.2019

Чего не должно быть в документе

Как мы уже отмечали, регламента на составление характеристики не существует, но все же есть определенные запреты при написании этого документа. Необходимо избегать:

• эмоциональных определений;
• оскорблений в адрес характеризуемого;
• недостоверной информации;
• личных взглядов работника на политику, религию и тому подобное;
• грамматических и стилистических ошибок при составлении документа, а также любых сокращений.

Шаблоны для использования

Все примеры, которые будут ниже, даны для ознакомления. Но их вполне можно использовать в работе, заменив часть информации на данные конкретных сотрудников. В нашем случае будет дан образец характеристики на водителя с места работы для разных ситуаций.

«Служебка» о повышении подается с целью уведомления руководителя о том, что сотрудник стремится занять более высокую должность из свободных вакансий фирмы. Данная бумага оформляется руководителем отдела и направляется директору предприятия. В ней представляется кандидатура подчиненного на основании:

Если сотрудник самостоятельно пишет главе компании, рекомендуя себя на желаемое место, записка в данном случае будет докладной.

Как написать: содержание документа

Внимание . В целом, выполняется в произвольной форме, но, как и любой документ, требует соблюдение определенных норм и включения определенных элементов.

Стандартный вариант выглядит следующим образом:

1. В правом верхнем углу указывается лицо, которому направлена записка. Отмечается ФИО и занимаемая должность. Запись ведется в дательном падеже.
2. В центральной части листа прописывается наименование документа, а строкой ниже его регистрационный номер и текущая дата.
3. Далее идет строка заголовка в предложном падеже. Он должен раскрывать основную тему письма.
4. После чего более подробно идет изложение текста документа. Описываются основания и обстоятельства, которые привели к данному предмету обсуждения, а именно положительные качества работника, его приобретенные знания, отличия. Все то, что подтверждает его компетентность для получения новых рабочих функций и заслуживании этого. В качестве заключения выступает конкретное предложение повысить сотрудника.
5. В нижней части отмечается заявитель, в данном случае непосредственный руководитель кандидата на новую вакансию. Проставляется его должность, ФИО и личная подпись.

Что касается оформления бланка, то тут тоже применяются общие правила:

• использование белого листа бумаги формата А4;
• шрифт «Times New Roman»;
• размер -14;
• интервал между строками – 1,5;
• формат даты допускается как полностью цифрами, так и буквами и цифрами, при написании месяца.

Как выглядит документ?

В качестве примера можно привести «служебку» ассистента отдела маркетинга, претендующего на освободившееся место маркетолога.

В верхнем углу пишем – Генеральному директору OOO «Мейн Групп», Степанову А.В.

Строкой ниже – «О повышении в должности Еремина Н.А.».

После этого основной текст: «Еремин Н.А.» работает в компании с 07.04.2015 года, успешно справляясь со своими обязанностями. При работе нередко отмечался инициативностью и оказанием помощи коллегам. В сентябре 2017 года получил диплом об окончании курсов по изучению английского языка. В связи с указанными характеристиками сотрудника, рекомендую Еремина Н.А. к повышению до должности маркетолога.».

В конце письма: «Руководитель маркетингового отдела Зайцева Е.П.». После чего, соответственно, ставится подпись.

Последующие действия

Если ходатайство начальника отдела было благосклонно принято главой компании, и решено перевести претендента на новую должность, требуется подготовка некоторых документов по этой процедуре. Оформляется приказ о повышении работника , с которым необходимо ознакомить и самого кандидата.

Ему озвучиваются его новые должностные обязанности, функции и права. В распоряжении указываются ФИО кадра, его табельный номер, места работы (занимаемое и будущее), размер будущей заработной платы и сама служебная записка в качестве основания для перевода.

После этого, на основании приказа вносятся соответствующие записи во все документы, касающиеся кадра:

• трудовую книжку;
• личную карточку;
• табель учета рабочего времени;
• лицевой счет.

Справка . Данный приказ составляется по формам № Т-5 или № Т-5а, в соответствии с утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заключение

Повышение в должности, как правило, радостный и долгожданный момент для любого трудящегося человека. Но это также увеличивает его рабочую нагрузку и повышает уровень ответственности. Также, в большинстве случаев, пересматривается размер ежемесячного оклада.

В связи с происходящими переменами возникает необходимость изменить множество данных в бумагах. Поэтому процедура перевода кадра на вышестоящую должность требует внимательного подхода к оформлению документов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Ф.И.О. _______________________________________________

Подразделение ________________ Должность______________

5 - превосходит требования должности;

4 – соответствует требованиям должности;

3 – преимущественно соответствует требованиям должности;

2 – временами не соответствует требованиям должности;

1 – не соответствует требованиям должности;

0 – если данное качество нельзя рассмотреть применительно к данному работнику.

А.Профессиональные качества

Б.Управленческие качества

В.Личностные качества

Характеристика (как проявляются оценочные показатели в деятельности аттестуемого?) ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Представление составил __________________________________________________

С представлением ознакомлен (подпись аттестуемого, дата_____________________

Приложение Г

АТТЕСТАЦИОННЫЙ ЛИСТ

Дата аттестации: 15.12.2010

Аттестуемый: Крамов Владимир Сергеевич. Табельный номер: 15

Аттестован в группе из 15 чел. Средняя оценка группы: 4,419

Оценка аттестации: 4,64.

Должность: начальник производства

Специальность: экономика и управление в машиностроении

Квалификация: инженер-экономист

Стаж работы общий: 25 лет

В данной организации работает: 20 лет.

В указанной должности работает: 3 года.

С работой справляется очень хорошо. Занимаемой должности соответствует, может быть зачислен в резерв на выдвижение. Лучшие показатели в группе. Отличный специалист. Поощрить денежной премией. Зачислить в резерв на выдвижение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ комиссии:

Характеристика

Обладает исключительно большим опытом работы и практическими знаниями. Хорошо знает технологию производства и особенности технологии на различных участках.

Разбирается в средствах механизации и автоматизации труда, может их эффективно применять в своей дея­тельности.

Прекрасно знает реальные эксплуатационные возможности и технические характеристики оборудования.

Хорошо знает технические требования к ремонту оборудования.

Имеет обширные знания в области организации и нормирования труда, отлично умеет их использовать на практике.

Прекрасно знает методы планирования производства, эффективно использует их на практике.

Отлично знает пути экономии ресурсов и умело организует их рациональное использование.

Хорошо знаком с вопросами управления, эффективно применяет свои знания на практике.

Хорошо ориентируется в основных вопросах экономики.

Хорошо знаком с основными методами расчетов ТЭП работы предприятия, умеет «читать» экономическую документацию (отчеты).

Достаточно легко ориентируется в технической документации.

Отлично знает организац. и технологич. взаимосвязи между подразделениями и службами предприятия.

Качественно выполняет свою работу.

Имеет достаточные навыки распределения обязанностей между своими подчиненными.

Хорошо умеет стимулировать деятельность своих подчиненных

Всячески способствует повышению квалификации, используя для этого все возможности.

Всегда охотно оказывает помощь коллегам по работе, не жалеет для этого своего времени и сил.

Обычно все делает вовремя и укладывается в срок, на него можно положиться.

Способен быстро разобраться в сущности вопроса

Имеет высокий культурный уровень.